Excel在人力资源领域应用时可能遇到的坑

Excel和市场上各种人力资源系统和分析工具相比,Excel仍然是我们大多数人使用频率高的软件之一。当与信息系统或由别人汇总提交给我们时中经常会遇到坑,让我们搞不清问题出在哪里。


Excel在人力资源领域应用时可能遇到的坑 

Photo by Lukas from Pexels

 

当我们从人力资源系统中下载数据后,大部分情况是以(CSV)文件的形式出现。通常我们可以用Excel对CSV文件进行打开、编辑和保存,但这个时候坑就悄悄地埋在那里了。CSV文件是以逗号来分隔值的文件,虽然看上去CSV文件与Excel文件长得一模一样,肉眼是无法看出区别的。此时,其一是CSV的数据带有特殊格式但不体现在单元格中。这个时候如果应用VLOOKUP这样的函数根本得不到查询结果,一切陷入迷茫不知道问题出在哪里。其二是当CSV文件另存为Excel文件给了其他人的话,收到文件的人在处理数据时就更容易摸不着头脑了。

 

接下来我们就要对原始数据做处理处理,可能需要在中间插入一列并通过VLOOKUP函数引用另一张表的信息,但结果仍然会让我们摸不着头脑。这其三是通常我们不注意单元格格式。因为我们插入的这列的格式是根据左侧一列的格式继承过来的,如果不是常规或数字格式的话,就不能正确显示我们需要的数据。当然这与我们是否养成良好的数据录入或使用习惯有关系。

 

另外,有些数据不是系统中下载的,更多的是由各个部门汇总过来的信息,大部分信息是手工录入的。用VLOOKUP函数居然也查不到我们想要的数据。其四是我们无法用肉眼看到原来单元格中有空格,特别是信息的右侧。这种情况之所以发生并且时有发生,是因为很可能这些信息是复制黏贴过来的,顺便把空格也一起复制进去了。

 

因此对于人力资源人员来说,在Excel的使用过程中,从一开始就要养成良好的工作习惯和规范,这样才能避免采坑。


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