HR使用Excel的12大好处

恶心的电子表格无法替代HRMS和人员分析等企业级应用系统,但它会在紧要关头发挥作用,且至少具有许多您不容忽视的优势。


HR使用Excel的12大好处

 

Excel尽管经常因其局限性和其他问题而受到批评,但是Microsoft Excel的好处仍然是巨大的,并且对于HR来说仍然被低估了。

 

Excel是市场上最好的HR应用程序吗?不是。是否存在用于报告和分析数据的更好的应用程序?是。但这并不意味着它在HR的工具箱中没有位置。

 

尽管现在有了令人印象深刻的人力资源系统,报告产品和云选项,但是Excel和其他电子表格应用程序仍然具有相关性和必要性。Microsoft Excel的以下功能和优点有助于说明其价值和继续使用。

 

1.价格合理

与人力资源中使用的许多其他应用程序(例如人力资源信息系统(HRIS),ERP或人力资源分析应用程序)相比,无论公司规模大小,Excel都非常实惠。它通常是作为Microsoft Office的一部分购买的,因此对于大多数用户而言基本上是免费的。

 

2.学习资源

Microsoft Excel的主要好处之一是可用的培训资源数量几乎是无限的。如果您不熟悉Excel或想扩展自己的知识,则可以使用Microsoft的帮助系统、论坛或百度。如果免费资源不足,您可以购买厂商提供的Excel在线学习课程或者找提供Office企业培训服务的公司。

 

3.没有实施时间或成本

与本地或基于云的企业应用程序相比,Excel可以在桌面完成安装后尽快启动并运行。您不需要项目计划,供应商选择委员会或实施团队。

 

4.多功能性

很少有应用程序可以处理Excel所需的所有功能。您可以使用它来跟踪简单数据,合并来自多个源的数据,使用多种功能和特征来分析数据,生成图表、图形和列表就可以了。由于其多功能性,所有背景和职位的人都每天使用Excel。

 

5.信息共享

很少有应用程序能够像Excel一样容易地在人与人之间共享有意义的数据。鉴于Microsoft Office的普及,很少有人没有可用的Excel打开文件。如果发生这种情况,您可以轻松将电子表格保存为其他格式,例如PDF。

 

6.丰富的功能

很难想到还有其他工具有那么多不同专业功能的应用程序。其中包括会计,财务,日期和时间以及数学等功能。借助VBA(Visual Basic for Applications),Excel可以扩展为包括新功能,使例行任务自动化并超越Excel功能来创建目录,Word文件和受密码保护的PDF等。

 

7.权宜之计

即使对于拥有出色的HRMS和报告系统的公司,Excel仍然是有价值的。通常必须对企业应用程序的增强功能进行调度,并在其他请求中确定优先级,这可能会延迟其实施。Microsoft Excel的好处之一是HR可以使用它来继续执行报表和其他任务,直到该功能在企业系统中可用为止。在分配IT资源之前,允许员工通过Excel做几次报告,这可以使人力资源快速推进并帮助确保需求正确。

 

8.模板

许多对HR有用的Excel模板都是免费的。您也可以以最低的成本找到Excel专业人员创建的模板,从而节省了时间和预算。除了固有的节省时间的价值外,模板还可以帮助人们学习新功能。

 

9.数据分析

尽管在分析大量数据时Excel可能会变慢,但它可以对较小的数据集做出很好的响应。这使人力资源人员可以快速,轻松地生成报告,图表和图形,以帮助调查或突出显示重要信息。借助每个新版本的Excel,这些功能都得到了改进,使构建具有专业外观的图表和图形以与组织共享更加容易。

 

10.数据转换

无论您是从一个系统迁移到另一个系统,还是仅需要将HRMS数据转换为对演示文稿更有用的数据,Excel都可以完美地处理它。例如,您的HRMS可能使用代码或缩写来存储数据,但是在演示文稿中使用数据时,您可能需要使用完整的单词。您可以使用简单的搜索来完成此操作,然后在Excel中进行替换。如果您经常有类似的需求,则可以使用宏来自动执行所有更改,从而使数据转换相对快速且轻松。此外,Excel使读取以通用ERP和HRMS导出文件格式(例如CSV和TXT)导出的数据变得容易,因为它按列格式化数据。

 

11.减少对IT的需求

Microsoft Excel最有用的好处之一是它使人力资源团队无需依赖IT即可执行其许多临时和基本报告需求。此功能既避免了人力资源部门不得不等待请求完成,又减轻了IT人员的工作量,从而腾出了时间来处理更复杂的请求。

 

12.限制功能

对于需要用户填写电子表格的情况,Excel提供了锁定字段和工作表以限制用户可以编辑的内容的功能。这样可确保仅更新必填字段,并且不会覆盖公式。此外,使用宏,您可以启用和禁用Excel中的其他功能,以指导用户在模板中输入数据。


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