Excel在人力资源的应用:7个基本函数可将您的工作从数小时缩短到数分钟

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人力资源专业人员似乎通常是公司中最容易的工作。


或者是?


实际上,幕后工作是无休止的人力资源信息系统(HRIS)输入,为管理人员准备报告以及与员工进行面对面工作只是为了完成日常工作。

 

这是一些Excel的魔术,可帮助您将日常的HR工作从几天和几个小时减少到几分钟。

 

摘要

 

    人力资源遇到Excel

    #1:TODAY

    #2:DATEDIF

    #3:EDATE

    #4:NETWORKDAYS.INTL

    #5:WORKDAY.INTL

    #6:COUNTIF

    #7:SUMIF

 

人力资源遇到Excel

 

苏珊·斯特雷耶(Susan Strayer)在她的《人力资源职业生涯宝库指南》一书中将人力资源描述为“将人与组织结合在一起的粘合剂”。


这种“胶水”实际上每天都有许多任务要执行。Excel在人力资源领域的应用:7个基本函数可将您的工作从数小时缩短到数分钟 


为了应付繁重的工作量,一些公司将部分或全部人力资源职能外包,而有些公司则使用HRIS软件。


但是,大多数中小企业没有使用任何专用软件来跟踪员工详细信息,而是使用Microsoft Excel。

 

那么问题来了:

 

人力资源专业人员已经非常忙于他们的人力资源工作。但是,如果不花时间参加Excel培训,他们通常不知道Excel可以带给他们工作的魔力。

 

因此,艰苦奋斗和无休止的循环继续进行。

 

今天,我们将提到7个基本的Excel函数,这些函数将帮助HR专业人员将工作从几天到几小时缩减为仅仅几分钟。

 

准备好了吗?

 

#1:TODAY

 

很多时候,人力资源专业人员需要参考今天的日期来计算日期。

 

员工的年龄,服务年限等均以今天为准。

 

TODAY函数会重新计算自身,以便您在公式中始终拥有今天的日期。

 

如果今天是2011年5月5日,则今天是2011年5月5日。如果您第二天打开Excel工作表,则今天是2011年5月6日。

 

要使用此函数,只需键入TODAY()。

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TODAY是一个易变的函数;每当您作为用户执行操作(例如更改单元格的值,插入/删除行或列)时,它都会重新计算。在非常大的Excel电子表格中,这可能会大大降低您的工作表速度。如果是这样,请考虑使用VBA在超大型电子表格中对当前日期进行硬编码。

 

#2:DATEDIF

 

为了找出两个日期之间的差,让我向您介绍函数DATEDIF。DATEDIF可以计算两个日期之间的天数,月数或年数。

 

语法:DATEDIF(start_date,end_date,unit)


我们为单位提供一些选择:

 

    “y”–完成的年份

    “m”–完成的月数

    “d”–天数

    “ym–忽略年份后的完整月份数

    “yd”–忽略年份后的天数

 

您可能有时会遇到这两个错误消息。以下是可能的原因:

 

    #名称?–检查单位名称两边是否包含“”双引号。

    #数字!–检查start_date是否早于end_date。

 

让我们尝试应用一下。

 

假设您的一名员工出生于1984年12月3日。请确定今年的年龄。

 

*提示:使用TODAY()作为结束日期。

 

是的,那是我目前的年龄33岁,从今天2018年5月23日开始并早于我生日。

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如果要考虑每个在1984年出生的人33岁,请尝试以下方法:

 

=DATEDIF(DATE(YEAR(E1),1,1), TODAY(), 'y')

 

我们将出生日期设置为该年的1月1日,以便该年出生的每个人都将33岁。

 

再举一个例子,找出从2010年3月15日开始受雇的雇员的服务年限。

 

有趣的是,Excel提供了函数DATEDIF以与1980年代和1990年代流行的Lotus 1-2-3工作簿兼容。在Excel的内置“插入函数”函数中找不到DATEDIF函数。

 

有关DATEDIF的更多信息,请参考Microsoft对此函数的说明。

 

#3:EDATE

 

不,我不是要跟你约会。

 

EDATE可帮助您根据月份数设置将来的日期。

 

3个月的试用期?1个月的离职通知期?

 

不用担心,让EDATE为您设置:

 

语法:EDATE(start_date, months)

 

在我们的案例中,对于3个月的试用期,我们将使用:

 

=EDATE(probation_date,3)

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#4:NETWORKDAYS.INTL

 

通常,我们可能需要弄清楚两个日期之间的工作日数。

 

你是怎样做的?

 

这时,许多人力资源专业人员将拿出他们的桌面日历并计算日期。

 

1,2,3,…有人打断了他们,他们又从1开始。

 

我们如何计算公共假期?如果您使用的是Excel 2010和更高版本,则可以用NETWORKDAYS.INTL进行救援!

 

第1步:创建一个类似于下图的公共假期列表,并在两列中设置:Day和Date。突出显示数据,然后按Ctrl + T将其格式化为Excel表。

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第2步:在{表格工具}设计下/属性/表名,将表名重命名为PublicHolidays。

 

第3步:是时候变一些Excel魔术了。

 

语法:NETWORKDAYS.INTL(start_date,end_date,[weekend],[holidays])


周末的格式是从星期一到星期日的一系列7位的数字,其中1表示不工作,0表示正常工作。因此,对于不在周六和周日工作的员工,其周末将看起来像“0000011”。

 

步骤4:放在一起:

 

=NETWORKDAYS.INTL( E1, E2, '0000011', PublicHolidays[Date])

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实际上,2017年12月22日,26日和27日是工作日。

 

由于全球大多数员工不在周六和周日工作,因此Microsoft Excel已将默认的周末设置设为“ 0000011”(如果您省略了此设置)。因此,对于上面的相同示例,您还可以使用:

 

=NETWORKDAYS.INTL( E1, E2, , PublicHolidays[Date])

 

对于假期,使用Excel表进行维护非常容易。在新的一年(例如2018年)到来时,只需继续在现有表格下方添加日期和日期信息,数据就会自动包含在计算中。

 

有关更多示例,请参见Microsoft上NETWORKDAYS.INTL的文章。

 

#5:WORKDAY.INTL

 

使用NETWORKDAYS.INTL,我们可以计算两个日期之间的工作日数。

 

现在,结识其兄弟WORKDAY.INTL。

 

WORKDAY.INTL使用开始日期和工作日数来计算结束日期。看起来不是很有用。

 

但是它的力量在人力资源领域中大放异彩,您可以使用负数的工作日从提供给Excel的日期开始倒数。

 

语法:WORKDAY.INTL(start_date, days, [weekend], [holiday])

 

听起来令人困惑?一个示例更容易说明WORKDAY.INTL的函数。

 

假设我们有一位雇员的最后一天是2017年12月26日。他还有7天的年假,管理层已同意抵消2017年12月26日的7天的年假。

 

那么他在办公室的最后一天是什么呢?

 

=WORKDAY.INTL(E1,-E2, ,PublicHolidays[Date])

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自己使用桌面日历进行验证。请记住,周六和周日以及2017年12月25日为假期。

 

我敢肯定你会被WORKDAY.INTL吓死了!

 

#6:COUNTIF

 

很多时候将要求人力资源部门产生月度报告。准备报告通常会花费很长时间。

 

好吧,没有更多了。

 

我们将通过COUNTIF和SUMIF这两个函数,将您的报表从几天和几小时加速到几分钟!

 

第1步:使用下面的示例,创建一个HR人员列表,其中包含–名称,部门和薪水。

 

突出显示数据,然后按Ctrl + T将其格式化为Excel表。

 

第2步:在{表格工具}设计下/属性/表名,将表名重命名为HRlist。

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第3步:要计算符合条件的员工人数,我们使用COUNTIF函数。例如,要计算财务员工的数量,我们可以使用:

 

=COUNTIF(HRlist[Dept],E2)

Excel在人力资源领域的应用:7个基本函数可将您的工作从数小时缩短到数分钟

 

我们正在对“部门”列中的项目进行计数,并根据单元格E2中的“财务”标准对其进行检查。

 

对于人力资源和销售部门的员工人数,我们只需要复制单元格F2并将其粘贴到单元格F3和F4中。

 

报告完成了一半,现在移至最后一项…

 

#7:SUMIF

 

认识下COUNTIF的双胞胎。您好,SUMIF!

 

因此COUNTIF将根据条件对项目进行计数,然后SUMIF将根据条件对项目进行总计。

 

在计算每个部门的员工人数之后,剩下的就是每个部门的薪金费用总和。

 

我们该怎么做?

 

=SUMIF(HRlist[Dept],E2,HRlist[Salary])

 

我们要求Excel检查“部门”列,以在单元格E2中找到与“财务”匹配的记录。如果是这样,请求和相应的薪水。

Excel在人力资源领域的应用:7个基本函数可将您的工作从数小时缩短到数分钟

 

哇,只需要一瞬间!

 

那么,您现在就可以使用新发现的Excel函数来击败HR工作负载。


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